新时期高校教学秘书管理工作浅析

李薇薇

摘 ?要：在创造和谐高校的新时期，教育事业不断改革，而教学秘书又是高校教学管理的基础实施者，因此高校教学秘书的综合素质直接影响了教学管理的质量，而高校教学秘书的管理工作也受到社会各界的广泛关注。该文就高校教学秘书的工作职能、其应该具备的素质，以及其在管理工作中遇到的问题展开论述，并提出针对性的解决办法。

关键词：新时期 ?高校教学秘书 ?管理工作

中图分类号：G647 ? 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）07（a）-0156-02

教育事业需要改革，高校的职能是培养人才，故其主要的改革点就是开展好教学任务，而教学管理工作是开展好教学任务的前提。高校教学秘书又是各个部门的连接枢纽，不仅要处理好领导的日常事务，还要整合学生与教师的建议，并反馈给领导，然后将领导的意见化为实践。因此教学秘书开展好工作对教育事业的改革起着重要作用。

1 ?新时期高校教学秘书的工作职能

1.1 在高校管理范围内服务

教学秘书的工作在教学计划进行的过程中进行管理，服务所有与教学有关的工作来维持正常的教学秩序。服务是这个职业最基本的职能，为保证管理工作和教学任务的顺利进行，教学秘书必须要全心地为领导、教师和学生服务。对领导布置的任务要按时保质完成同时协助领导做好日常管理工作，对于教师通知的事情也要认真完成，并帮助教师解决他们遇到的问题，更要积极帮助学生解决他们在生活中或者是学习上遇到的问题，了解他们的需求。

1.2 在管理工作中执行并监督

教学秘书的工作非常繁杂，是教学管理工作中的直接执行者。学校负责教学管理工作的是教学秘书和教学管理体系的负责人，负责人只负责管理工作，但教学秘书除了负责管理工作外还要进行教育、科研有关的工作，所以教学秘书在学校教学管理工作中显得尤为重要。需要协助相关部门起草各种教育文件、及时向上级提交教学相关记录、保管好有教学相关的有价值的文件、将各种教学资料和历年考卷按规律归档保证其不受损坏、保证保密文件不丢失泄露、组织考试工作并记录学生考试成绩，这些都有利于促进稳定教学秩序和深化教学改革。另外，为了及时发现实验教学中存在的问题，并及时改进以提高教学质量，更好地开展教学工作，需要教学秘书不定期地检查教学计划的落实情况，随时掌握教学活动中出现的不良状况，并及时汇报给教学院长，并协助其制定解决方案。

1.3 在各组织之间沟通协调

教学秘书在高校的教务管理过程中充当着一个枢纽，传达着上下的信息。他们不仅要将教务处下达的通知通晓各院院长，并协助院长完成日常工作，还要将教师和学生对教学方面的意见整合，总结并汇报给上级领导，使教学工作达到预期目标，保证教学工作顺利开展。并且当教师和学生发生矛盾时，需要教学秘书从中调解，以创造和谐的教学环境。开学季，要对教师的备课情况进行抽查，日常中还要对教学状态进行评估，还要在考试前准备考试有关工作，考后整理记录，之后反映给上级领导。可见，上级领导对教学情况的获取多来源于教学秘书，因此教学秘书的沟通协调功能在教学管理过程中显得至关重要。

2 ?新时期高校教学秘书应具备的素质

2.1 思想政治素质

因为教学秘书这一职业管理着不少机密文件，又是培养人才中关键的一环，所以必须具有较高的思想政治觉悟，坚决贯彻党的教育方针，与党中央保持高度一致，正确认识此工作的意义并热爱它，拥有为教育事业献身的崇高理想。

2.2 业务能力素质

高校教学秘书要清楚自己的工作职能，并熟练掌握自己需要做的事情，应具有良好的管理能力、信息处理能力及终身学习能力等。在工作中应该善于总结，顺应时代发展，进行完善、创新，以提高自己的业务能力。高校教学秘书工作涉及的方面较多，突发情况也时常发生，这就需要教学秘书具有较强的应变能力与管理能力。而且，当科技化和现代化越来越展现出一种全球趋势，教学秘书要具有接纳新事物、学习新事物的能力，来迎接这种新时期的浪潮。

2.3 良好心理素质

高校教学秘书工作内容琐碎，又经常面临着学生和老师之间的纠纷、领导的施压责怪，职业认同感又不够强烈，经常会感到压力大。因此在此岗位上工作的人，必须具备良好的心理素质，以积极向上的态度来面对工作，热情地服务师生，学会自我心理疏导，才能投入更多的热忱在这个岗位上，从而实现自己的人生价值。

3 ?新时期高校教学秘书常遇到的问题

3.1 专业知识基础薄弱

由于高校教学秘书工作的特殊性与全面性，对其专业能力的要求也非常高。不少高校教学秘书的专业基础较薄弱，在录用工作者时的筛选不够公平科学，有许多通过引荐，但并不是管理学专业出身的人来到这里，而之后又不进行相关的专业培训，他们只能靠自己摸索或者是向前辈请教来工作，而有些前辈也固守经验不愿外传，就使得新入职的人想在专业方面提升有很大的困难。另外，由于教学秘书的工作繁杂、工作量又大，导致了他们有很少的时间来去习理论知识来提升自己的专业素质。而由于高校教学秘书工作涉及的领域比较全面，就要求其具有很强的专业能力。

3.2 管理事务繁杂又不受重视

教学秘书的工作涉及到日常教学的方方面面，管理的事务繁杂，环环相扣，任何一件事都要考虑周全，做的时候也要格外细心，不然可能会出现教学事故，因此职务与责任的承担是不对等的。虽然教学秘书辛勤工作在第一线，但很多人认为高校秘书工作性质简单，教学秘书的管理工作往往得不到理解和支持，嚴重影响其工作积极性。

3.3 晋升困难且缺乏相关激励措施

高校对于教学秘书职称评定和职务晋升条件严格，主要以科研成果进行评定，教学秘书的工作琐碎细致，无暇从事科研，所以教学秘书在职称评定、职务晋升上难度较大。其工作效果的好坏往往得不到正确评价，工作质量高低、业绩好坏与待遇并没有太大关联，高校对教学秘书工作缺乏有效的奖励激励机制。

4 ?针对上述问题的解决办法

4.1 制定合理的选拔制度并对其进行培训

在聘用教学秘书时要制定公平合理的选拔制度，要根据其岗位特点，设置应聘者的学历门槛，还要对其专业知识进行一定程度的考核，加强招聘的监督审核力度，防止走后门现象发生。还有，学校应该定期组织专业培训，并适时邀请相关的专业人才与学校的教学秘书进行专业方面的探讨交流，还可在网上建立交流平台，供新老员工互相交流，分享经验。另外，学校应该鼓励教学秘书在学术上继续深造，还应该积极鼓励教学秘书攻读该专业的硕士、博士等学位，为其创造更多学习进修的机会。

4.2 重视高校教学秘书的工作

教学秘书工作是高校教学质量的重要组成部分，没有教学秘书队伍的辛勤工作，教学秩序将无法维持，教学质量和办学水平将会下降。因此，高校领导应大力支持教学秘书队伍建设，提高其待遇。创造良好的工作条件，在考虑工作量等因素基础上制定合理方案，提高其津贴标准，在职称评定过程中单设教学秘书系列，让教学秘书成为具有良好发展前途和方向的岗位。

4.3 制定科学的考核制度和惩奖措施

根据教学秘书工作流程，综合工作态度、能力、业绩等多种因素制定考核制度，并根据实际不断调整完善，从而尽可能保证考核方式的客观、公平、全面，使得他们有机会晋升，提升他们的工作积极性。还要建立严格的奖惩制度和合理的薪酬管理制度，并严格根据制度执行。

5 ?结语

教学秘书在新时期构建和谐高校的工作中发挥着重要的作用，这是一个工作具有全面性的岗位，应该受到人们的重视，对他们自身来说也要提升自身素养和自己的综合能力，为教育改革而助力。但他们在工作中仍面临着诸多的问题，还需要慢慢改进。

参考文献

[1] 李菁.教学秘书在高校教学管理中的角色定位及能力培养[J].教育现代化，2016，3（35）：222-223.

[2] 赵淑枝.浅谈在新时期教学秘书如何做好教学管理工作[J].教育教学论坛，2015（24）：6-7.

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